L’avant et l’après de la caisse de restaurant

En tant que restaurateur, vous avez le choix du système de caisse de restaurant que vous souhaitez utiliser. Outre la caisse à monnaie, les caisses enregistreuses telles que le système de caisse de restaurant orderbird jouent un rôle de plus en plus important en gastronomie. Elles vous facilitent en effet le travail et génèrent souvent moins de stress avec l’administration fiscale.

Néanmoins, contrairement à certains pays européens, la France n’impose pas encore l’utilisation d’une caisse enregistreuse. Une caisse à monnaie a-t-elle plutôt des avantages ou plutôt des inconvénients ? Nous détaillons ici l’avant et l’après de la caisse de restaurant.

Table des matières

Qu’est-ce-qu’une caisse à monnaie ?
Caisse à monnaie vs. caisse enregistreuse numérique
Gestion correcte de votre caisse à monnaie
Ce qui vous attend en cas de contrôle fiscal
Finalement une caisse à monnaie vous semble trop risquée ?

Qu’est-ce-qu’une caisse à monnaie ?

Une caisse à monnaie, l’ancienne de la caisse enregistreuse moderne

Une caisse à monnaie est tout le contraire d’une caisse enregistreuse numérique, car la gestion de la caisse fonctionne ici sans connaissance technique particulière.

Elle peut être constituée de toutes sortes de solutions de stockage dans lesquelles les recettes en espèces sont conservées.

Les possibilités d’une caisse ouverte peuvent être par exemple :

• un tiroir
• une caissette à monnaie
• une caisse
• ou simplement une boite en carton

La caisse à monnaie est souvent appelée “caisse de comptoir” dans la restauration. Contrairement à la caisse enregistreuse, toute la gestion de la caisse se fait à la main et est donc beaucoup plus compliquée.

Caisse à monnaie vs. caisse enregistreuse numérique

De nombreux restaurateurs ne savent pas, surtout au début de la création de leur entreprise, s’ils doivent utiliser directement une caisse enregistreuse tactile ou une caisse à monnaie.

Voici les avantages et les inconvénients d’une gestion de caisse avec une caisse à monnaie par rapport à un système de caisse numérique :

Gestion correcte de votre caisse à monnaie

Pour pouvoir utiliser une caisse à monnaie conformément aux règles fiscales en vigueur, vous devez tenir compte de certains points lors de la gestion de la caisse. Le plus important : consigner par écrit toutes les recettes et dépenses en espèces. Ce n’est qu’ainsi que vous pourrez présenter une comptabilité irréprochable en cas de  contrôle fiscal.

Que veut dire exactement enregistrer chaque mouvement de caisse ? Cela signifie que vous devez noter à la main toutes les recettes et dépenses en espèces. Pour résumer :

• L’enregistrement doit être effectué immédiatement après la clôture de la transaction.
• Les enregistrements doivent être effectués individuellement, de manière complète, correcte et ordonnée.

Vous devrez également noter :

• Les articles vendus
• Leur quantité
• Leur prix de vente
• Le taux d’imposition correspondant (voir notre article “Quel taux de TVA en restauration utiliser ?” à ce sujet)

Documentez avec précision tous les articles vendus quotidiennement.

Conseil pratique : pour une saisie précise de tous les articles vendus, nous vous recommandons de tenir un relevé quotidien. Tous les articles vendus dans votre restaurant doivent y être répertoriés. Il vous faudra absolument tenir compte des différents taux d’imposition suivant les produits ! Dès que vous vendez un article, marquez un trait dans la colonne correspondante. C’est très fastidieux, mais cela garantit une saisie complète qui peut s’avérer très utile en cas de contrôle du fisc. Par ailleurs, nous vous conseillons aussi de faire un inventaire au moins une fois par semaine.

Le restaurateur note tous les articles vendus dans un bloc-notes.

Faire les comptes et le rapport de caisse tous les jours

En travaillant avec une caisse à monnaie, vous devrez établir un rapport de caisse chaque jour après la fermeture de l’entreprise. Le rapport de caisse permet d’énumérer toutes tes recettes imposables et de calculer le solde de caisse réel à la fin de la journée. Pour cela, il faut noter tous les prélèvements, dépenses, dépôts et recettes. Il est primordial de justifier tous les prélèvements, les dépenses et les apports par des pièces justificatives.

Voici ce qui doit figurer sur le rapport de caisse :

• Total des fonds en caisse après la fermeture
• Moins le solde de caisse au début de la journée ou le solde de caisse de la veille
• Moins les dépôts en espèces (par ex. monnaie ou dépôts privés)
• Plus les dépenses en espèces
• Plus les retraits en espèces (par ex. retraits privés)

La somme finale vous indique donc vos recettes journalières.

Nous vous recommandons de tenir un journal de caisse pour le comptage du solde de la caisse. Grâce à celui-ci vous pourrez inscrire le nombre exact de pièces et de billets dans les colonnes correspondantes. Non seulement cela vous facilite le calcul des coûts mais en cas de problème lors d’un contrôle fiscal, il pourra être utile de présenter un journal de compte correctement tenu.

Établissez un rapport de caisse pour chaque jour, et ce dès la fermeture de la caisse et non pas le lendemain. L’ensemble des rapports de caisse constitue ce que l’on appelle le livre de caisse.

Obligation de conservation

Vous êtes tenu de conserver tous les documents et justificatifs fiscaux pendant au moins 7 ans. Les autorités fiscales ont en effet le droit de consulter à tout moment les documents des 7 dernières années. Veillez à ce que toutes les données et tous les rapports soient lisibles et facilement identifiables, même après plusieurs années. Vous devrez non seulement veiller à écrire lisiblement, mais aussi à utiliser du papier qui ne se décolore pas au bout d’un certain temps. En outre, il vous faudra conserver les documents dans un endroit sec et à l’abri de la lumière.

Vous êtes soumis à l’obligation légale de conservation et vous devez ainsi conserver tous les documents et justificatifs pendant au moins 7 ans.

Ce qui vous attend en cas de contrôle fiscal

Les restaurateurs qui utilisent une caisse à monnaie au lieu d’une caisse enregistreuse certifiée dans leur établissement sont particulièrement dans le collimateur des autorités fiscales. Pourquoi ? Parce qu’avec ce type de caisse, il n’est pas possible de compter sur une saisie sûre et automatique des données. Les manipulations d’argent et les saisies erronées sont inévitables et ça le fisc le sait aussi. C’est pourquoi il faudra vous attendre à être contrôlé au moins une fois par an si vous travaillez avec une caisse à monnaie.

L’examinateur examine minutieusement les papiers à l’aide d’une loupe.

Que se passe-t-il en cas de contrôle fiscal de votre entreprise ?

La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) organise ses équipes de contrôleurs de manière locale et nationale. Elle va décider des établissements à contrôler et elle suit un protocole très précis :

• La notification : que le contrôle soit sur place ou à distance, l’administration fiscale vous informera par courrier en recommandé avec accusé de réception. Celui-ci indiquera sur quel exercice comptable portera le contrôle.
• La visite du contrôleur fiscal : il vous posera des questions quant au fonctionnement de votre comptabilité, des systèmes comptables ou encore des outils que vous utilisez. S’il manque certaines pièces lors de cette visite, alors un second rendez-vous sera fixé.
• Le contrôle fiscal complet : dans ce cas le contrôleur devra accéder à tous vos documents comptables pour lui permettre d’établir son rapport.
• Et ensuite ? Si vous avez été bon élève, le contrôle fiscal débouchera sur une absence de rectification, ou au contraire sur une proposition de rectification. C’est ce qui s’appelle généralement un redressement.

Conseil pratique : ne tardez pas à renvoyer tous les documents sous peine d’une amende de 5 000 euros !

Finalement une caisse à monnaie vous semble trop risquée ?

Tenir une caisse à monnaie n’a de sens que si vous avez un sens pointu de l’organisation et de la précision.  Autant dire que cela n’est pas toujours facile chaque jour en restauration. Les enregistrements quotidiens manuscrits doivent être effectués avec beaucoup de soin. Vous devez absolument éviter les erreurs d’inattention, sinon vous serez rapidement accusé de fraude fiscale – et les amendes ne sont pas rares dans ce cas. Travailler avec une caisse à monnaie demande donc beaucoup de temps et d’efforts.

Entre avant et maintenant, il n’y a pas photo

Alternativement vous pouvez envisager une gestion numérique de votre caisse. Cela vous permet d’économiser du temps et beaucoup de stress. Un système de caisse enregistreuse moderne, dit caisse enregistreuse TSE, est conçu pour répondre aux exigences de la restauration. Il dispose de nombreuses fonctions qui facilitent votre quotidien de restaurateur grâce à une gestion de caisse simple.

En voici quelques-unes :

• livre de caisse intégré et protocole de comptage
• recettes et dépenses en espèces automatiquement enregistrées
• rapports de caisse établis rapidement et facilement
• solde de caisse consultable à tout moment
• comptabilité numérique

La caisse tactile d’orderbird est bien sûr 100% conforme à l’administration fiscale. Elle répond à toutes les exigences de l’administration fiscale française actuelles.

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