Une caisse enregistreuse certifiée en 2018

Il va y avoir du changement en ce qui concerne les caisses enregistreuses à partir du 1er janvier 2018. Vous en avez sans doute entendu parlé, la nouvelle législation sur les systèmes de caisse entrera en vigueur à partir du début d’année prochaine. Vous vous posez sûrement des questions, mettre à jour votre caisse ou changer complètement de système. Voilà tout ce que vous avez besoin de savoir.

Notre caisse auto-certifiée pour la restauration

Qu’est-ce qu’un système de caisse ?

Ce que dit la loi :

“Chaque inscription doit indiquer la date, la désignation sommaire des objets vendus, du service rendu ou de l’opération imposable, ainsi que le prix de la vente ou de l’achat, ou le montant des courtages, commissions, remises, salaires, prix de location, intérêts, escomptes, agios ou autres profits. Toutefois, les opérations au comptant peuvent être inscrites globalement en comptabilité à la fin de chaque journée lorsqu’elles sont inférieures à 76€ pour les ventes au détail et les services rendus à des particuliers. Le montant des opérations inscrites sur le livre est totalisé à la fin du mois.” *

Un système de caisse est un outil d’exploitation, d’analyse et de gestion

Une caisse digitale permet de répondre à bien plus de besoins qu’une caisse traditionnelle, elle est aussi plus facilement et régulièrement mise à jour :

Un outil d’exploitation : une caisse enregistreuse permet la production, c’est-à-dire l’ouverture d’une table qui correspond à un ou plusieurs bons de production. L’encaissement enregistre ces transactions, il permet d’émettre une facture, d’enregistrer la TVA perçue et ses différents niveaux 10%, 20% ou 5,5% et enfin la ventilation des moyens de paiement.

Un outil d’analyse : grâce au système de caisse, les ventes réalisées sont enregistrées, vous gardez un oeil sur vos pics de fréquentation, vos meilleures ventes, les performances de vos employés, etc.

Un outil de gestion : sur une caisse enregistreuse digitale, la comptabilité est exportée très simplement, vous voyez clairement votre chiffre d’affaires et la rétrocession des TVA.

Obligation d’utiliser un système de caisse certifié

Est-ce que votre caisse enregistreuse est prête pour 2018 ? Votre caisse devra respecter de nouvelles conditions pour être conforme aux normes fiscales et pour être certifiée. En faisant votre choix gardez en tête qu’un système certifié doit garantir les conditions suivantes :

Inaltérabilité : maîtriser, filtrer et tracer la modification éventuelles des données.

Sécurisation : maîtriser, filtrer et tracer l’accès éventuel à ces données par l’exploitant ou un tiers.

Conservation : assurer la conservation des données, c’est-à-dire s’assurer par les moyens techniques adéquats qu’elles ne seront pas perdues. L’obligation légale de conservation est de 10 ans.

Archivage : modalités selon lesquelles les données sont classées, archivées, qui conditionne, de fait, la capacité aux autorités de les interroger et d’en extraire les informations recherchées.

Pourquoi choisir une caisse sur iPad ?

Les caisses sur iPad répondent à bien plus de besoins que les caisses classiques. Grâce à des fonctions de gestion et d’analyse, la comptabilité et le traitement des données est beaucoup plus simple et sécurisé, la prise en main est rapide et les processus de commande sont largement simplifiés. Benjamin Poulard, directeur France d’orderbird nous explique que : “La caisse enregistreuse sur iPad orderbird a été développée en conformité avec les nouvelles normes fiscales. Le vrai plus c’est que les mises à jours sont régulières et gratuites. Le système est facilement adaptable puisque c’est une application, les caisses sont donc aux normes pendant longtemps sans avoir à faire appel à un technicien. C’est un très bon investissement pour le présent, et pour le futur.”

La certification d’une caisse enregistreuse passe par :

La certification éditeur est un document émis par la société éditrice de logiciel de caisse, elle est nécessaire pour prouver la conformité de votre caisse enregistreuse.

La certification par un organisme

• LNE : Laboratoire National de Métrologie et d’essai, entité publique de certification
• Infocert : société privée de certification attribuant la NF525

Quels risques pour les caisses non conformes ?

En cas de contrôle, les restaurateurs qui ne seront pas équipés d’une caisse certifiée au 1er janvier 2018 risqueront une amende de 7 500€ par caisse enregistreuse. Cette amende sera renouvelable si la mise aux normes n’est pas effectuée dans les 60 jours.

Ce que les notes et les factures client doivent comporter

Les mentions suivantes doivent obligatoirement figurer sur la note d’un restaurant :

• la date
• le nom, l’adresse, la raison sociale de l’établissement
• le détail des prestations fournies et leurs prix (ainsi que « service compris » ou « prix nets »)
• le total à payer et les montants HT et TTC
• Le n° de SIRET
• Le N° de TVA (pas obligatoire si montant total HT inférieur ou égal à 150 €)
• Pour les repas de plus de 150 €, une facture doit être établie, en respectant certaines conditions de forme. Elle doit notamment contenir :
• Le nom et l’adresse du restaurateur
• Son numéro de TVA intracommunautaire
• Le nom et l’adresse de votre entreprise
• Le détail de la TVA par taux et le montant de la TVA
• Le montant du HT et le montant du TTC

Il existe effectivement une tolérance administrative assouplissant les règles d’établissement des factures pour les repas et réceptions inférieurs à 150€ HT : dans les cas où le nom et l’adresse du client ne figurent pas sur la facture du restaurateur, ils peuvent être ajoutés par le client lui-même ou renseignés par ailleurs, par exemple dans votre logiciel de suivi des notes de frais.

Profitez de nos conseils personnalisés et équipez-vous d’une caisse certifiée !